أنظمة المكاتب الذكية
تعد أنظمة المكاتب الذكية أحد أهم الوسائل التي تساعد على العمل بكفاءة وزيادة الإنتاج بفعالية، فهي مكاتب حديثة ومتطورة، وتتميز بوجود أفضل وأجود أنواع الأجهزة التكنولوجية التي تساعد في إتمام المهام على أكمل وجه ودون أدنى مجهود، فالمكاتب الذكية نالت شهرة واسعة في جميع الدول المتقدمة نظراً لاعتمادها على أجهزة إلكترونية حديثة يمكن برمجتها بطريقة سهلة واستخدامها في أي وقت، لهذا يمكنك تحويل المكتب التقليدي الخاص بك إلى مكتب ذكي متطور، وسنقوم بذكر جميع التفاصيل والمعلومات المتعلقة بالمكاتب الذكية للتعرف عليها والاستفادة منها.
أنظمة المكاتب الذكية
مع التطور الحديث في مجالات الحياة أصبحت المكاتب الذكية من أهم العوامل المؤثرة في نجاح العمل، لهذا تم الانتقال من المكاتب التقليدية وتحويلها إلى مكاتب ذات أنظمة ذكية متطورة، لهذا يمكننا التعرف على أهداف المكاتب الذكية، وتتمثل فيما يلي:
- إدارة العمل بكفاءة وفعالية: حيث تعمل المكاتب الذكية على تقديم المهام بشكل منظم وسريع دون بذل مجهود كبير، فيمكن تسجيل الحضور والغياب، وتنظيم الاجتماعات، وتنظيم المكالمات الهاتفية، وجدولة الندوات الجماعية والاجتماعات.
- تقليل تكلفة فاتورة الطاقة: تعمل الأجهزة الذكية على توفير الطاقة الكهربائية التي يتم سحبها من التيار الكهربي، حيث تعمل الإضاءات الذكية المدعومة بالذكاء الاصطناعي على العمل وقت الحاجة فقط، ويتم فصلها بشكل تلقائي، كذلك أجهزة التكييف يتم فصلها تلقائياً عند الخروج من الغرفة، ولهذا تعمل الأجهزة الذكية على تقليل فاتورة استهلاك الكهرباء وإنجاز الأعمال بشكل دقيق.
- تحسين جودة العمل: تهدف الأجهزة الذكية في الأساس إلى الحصول على بيئة عمل ذات إنتاجية عالية في وقت قياسي، حيث تقدم تلك الأجهزة خدمات متعددة للمحيطين بها داخل المكاتب، وبالتالي تعمل على إتمام المهام اليومية وتقلل المخاطر التي يتم التعرض لها كالسرقات والحرائق.
- الأمان والحماية: تتميز الأجهزة الذكية بأنها تحمي البيانات الخاصة من خلال تركيب الكاميرات وأجهزة الإنذار، وكذلك حماية المعلومات الموجودة على أجهزة الكمبيوتر، فالأجهزة الذكية مزودة بحساسات إنذار تساهم في حماية المعلومات من عمليات الاختراق.
- دعم التواصل في العمل: تسعى الأجهزة الذكية إلى توفير بيئة عمل متكاملة، فتعمل أجهزة الاتصال الذكي على سرعة وسهولة تبادل المعلومات والبيانات بين الموظفين في المكتب، كما يساهم ذلك في زيادة الإنتاجية وإنجاز أكبر قدر من الأعمال في وقت بسيط.
أجود الأجهزة التكنولوجية لإنشاء المكاتب الذكية
يمكننا ذكر أهم الأجهزة التكنولوجية الحديثة التي يمكن تركيبها في المكتب التقليدي، وتحويله إلى مكتب ذكي ذو كفاءة عالية في إنجاز المهام وتخليص الأعمال على أكمل وجه، حيث تتمثل أجهزة أنظمة المكاتب الذكية فيما يلي:
- المكتب الذكي: هو مكتب مصمم خصيصاً لراحة الموظفين أثناء القيام بالعمل، ويستخدم في تحسين وضعية الجلوس وعدم الشعور بألم في الظهر أو العمود الفقري أثناء ساعات العمل، ويتميز بإمكانية التحكم في مستوى ارتفاع المكتب ووجود أكثر من منفذ للشحن والإضاءة، فهو مكتب كهربائي مزود بحاسوب لوحي وأكثر من وحدة لإنجاز الخدمات الفردية كشحن الهاتف والتحكم في نوعية الضوء.
- الإنذار الذكي: يتميز جهاز الإنذار الذكي بقدرته على حماية البيانات وحفظ المعلومات والأجهزة ومقتنيات المكتب من السرقة، وذلك في حالة دخول أشخاص مجهولين داخل المكتب في غير أوقات العمل، ويتميز بوجود إشعارات ضوئية وصوتية تصدر بشكل فوري مع إمكانية غلق الأبواب والنوافذ لعدم الهروب.
- كاميرات المراقبة الذكية: تتميز الكاميرات الذكية بإمكانية الرؤية في الظلام، بسبب وجود مستشعرات للحركة وإمكانية تسجيل البيانات على السحابة الخاصة بالبرنامج، كما أنها تقوم بمراقبة المكتب بشكل متكامل من الداخل ومن الخارج، ولهذا وجود تلك الكاميرات يوفر الأمان والحماية داخل المكاتب.
- القفل الذكي: يستخدم هذا القفل لتعزيز الحماية والأمان داخل المكاتب الذكية، وخاصةً للخزنات والدواليب الهامة، ويتميز بإمكانية التحكم في القفل الذكي من خلال البصمة أو بالكود أو من خلال بصمة التعرف على الوجه، مما يعزز الحماية في حالة وجود أوراق وبيانات هامة.
- أجهزة الاتصال الذكي: وهي أجهزة تستخدم في دعم التواصل بين الموظفين في العمل مما يوفر اتصالات سريعة ومنجزة في أقل من دقيقة.
أفضل أجهزة ذكية لتطوير وتحسين الأعمال
يمكنك تركيب أهم الأجهزة الذكية في المكتب الخاص بك بعد القيام بعمل تطوير شامل للديكور والأجهزة التكنولوجية الموجودة في المكتب القديم، ثم الاستعانة بأجهزة إضافية لتطوير وتحسين بيئة العمل المحيطة بك، وتتمثل تلك الأجهزة فيما يلي:
- وحدات الإضاءة الذكية: تتميز وحدات الإضاءة الذكية بتعدد ألوان الإضاءة، وإمكانية اختيار اللون المريح للعين مع تحديد مستوى السطوع، وتستخدم تلك الوحدات في القيام بالعمل بشكل دقيق وخاصةً أثناء الليل.
- لوحة مفاتيح ذكية: هي لوحة مفاتيح يتم تركيبها في أجهزة مختلفة كالهاتف والحاسوب اللوحي والكمبيوتر في وقت واحد، وتساعد تلك اللوحة على تحسين إنتاجية العمل وإنجاز أكبر قدر من الكتابة وارسال الملفات بشكل سريع.
- منظم الحرارة الذكي: هي وحدات صغيرة تستخدم في التحكم في معدل درجة الحرارة داخل المكتب، ويتم استخدامها بشكل كبير في فصل الشتاء لتدفئة المكاتب مما يوفر الطاقة وضمان العمل بشكل مريح وآمن.
- جهاز استقبال إلكتروني: هو جهاز ذكي يعمل على تنظيم المواعيد، وترتيب الجداول، وإدارة المكالمات الصوتية بفعالية، وتنظيم دخول الزائرين للمكتب، مما يساهم في تقديم خدمات سريعة وتقليل الزحام البشري، وخاصةً في المصالح الحكومية والمؤسسات الخاصة بإتمام الأعمال الجماهيرية.
مزايا استخدام المكاتب الذكية
تمتلك أنظمة المكاتب الذكية العديد من المميزات التي تساعد على العيش بشكل أكثر راحة، والذهاب إلى العمل بشكل يومي دون وجود عناء أو مشقة في إنجاز أكبر قدر من المهام المطلوبة، وتتمثل تلك المزايا فيما يلي:
- توفر المكاتب الذكية المساحات الكبيرة داخل المكاتب، مما يجعل بيئة العمل مريحة وآمنة، لأنها مكاتب مزودة بأنظمة وبرمجيات مخصصة.
- تتسم تلك المكاتب بالأمان الكامل وحماية المعلومات الموجودة في المكتب، مما يسهل على موظفي المكتب القيام بالأعمال في سرية تامة دون الخوف من السرقة أو اختراق أجهزة الحاسوب لسرقة أي بيانات.
- هذه المكاتب تتسم بوجود العديد من الإمكانيات التكنولوجية فيها، فهي تتصل بشكل تلقائي مع شبكة الإنترنت من خلال منافذ التحكم عن طريق البصمة أو الأزرار المخصصة، فيمكن التحكم في درجة الإضاءة ولونها، والتحكم في درجة الحرارة، والتحكم في جودة الهواء الموجود داخل المكان.
- أهم ما يميز أنظمة المكاتب الذكية أنها توفر بيئة عمل متطورة، وتساعد على تبادل المعلومات بشكل أسرع، وتتيح جميع الرفاهيات للموظف أثناء ساعات العمل، ونتيجة ذلك هو الحصول على إنتاجية عالية وإنهاء العمل وإتمامه دون الشعور بالملل أو التعب.
عيوب أنظمة المكاتب الذكية
بالرغم من تنوع أجهزة المكاتب الذكية ووجود الراحة والرفاهية أثناء القيام بالعمل إلا أن هناك بعض العيوب التي تمنع بعض رؤساء الأعمال من تركيب المكاتب الذكية، وتتمثل تلك العيوب فيما يلي:
- ارتفاع التكلفة المادية الخاصة بتركيب أي جهاز ذكي، لأن تلك الأجهزة تم تصنيعها بشكل إلكتروني ومزودة بحساسات ومستشعرات حركية وصوتية وضوئية مما يجعل تكلفتها مرتفعة.
- المكتب الذكي المزود بمنافذ للشحن والإضاءة ووحدة لتركيب الحاسب اللوحي يصعب شراء أكثر من قطعة واحدة منه وستكون لصاحب العمل فقط، فلا يمكن شراء مكاتب ذكية مزودة بتلك الخدمات إلا في الشركات الكبيرة ذات الإمكانيات العالية.
- عدم قدرة بعض الموظفين على التعامل مع التكنولوجيا الحديثة بشكل حضاري، مما يجعل الأجهزة الذكية عرضة للتلف.
- انقطاع الإنترنت في بعض الأحيان مما يؤثر بشكل سلبي على الأجهزة الذكية، حيث تعتمد البرامج المرتبطة بالأجهزة الذكية على الاتصال بشبكة الإنترنت، وعند انقطاع الإنترنت يتم فصل بعض الأجهزة الذكية وتتعطل عن العمل.